user-solid-circle spoon-knife glass local_pharmacy location phone envelop Icon/Star Created with Sketch.

Offre d'emploi - Assistant(e) Administratif, UNFPA

Catégorie

DETAILS

  • Le Bureau de UNFPA à Niamey se propose de recruter sur contrat de type Service Contract de grade SB3, un ou une Assistant(e) Administratif/ve.
     
     
    Titre du poste : Assistant(e) Administratif
    Catégorie / Niveau : Service Contract ; niveau SB3
    Lieu d’affectation : Niamey, Niger
    Durée de contrat : 1 an avec possibilité de renouvellement.
     
     
    Tâches et responsabilités :
    Dans l’exercice de ses fonctions, le/la titulaire du poste aura en charge les tâches suivantes :
     
    1 . Assister les staffs des Opérations dans la planification et la gestion des tâches administratives du Bureau de Niamey en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :
     
    -La communication optimale entre le Bureau de Niamey, les partenaires, les autres Agences du système des NationsUnies, le Bureau Régional et le Siège par l'utilisation efficace de la communication verbale et électronique (réception) ;
     
    -L’enregistrement des correspondances et autres documents entrant au Bureau et leur acheminement au bureau de la Représentation et les courriers sortant du bureau ;
     
    -La préparation des missions et la gestion à jour des dossiers de missions de chaque staff des opérations, la coordination du plan de voyage pour les opérations incluant les dossiers de voyage, les F10 et les rapports de mission ;
     
    -L’enregistrement des réquisitions relatives aux dépenses administratives et au personnel des opérations ;
     
    -La rédaction des comptes rendus des réunions de l’Unité des Opérations ;
     
    -Le maintien d’un système de classement du Bureau et apporter un appui dans l'archivage, le maintien des listes de diffusion électroniques et leur mise à jour, ainsi que le classement dans les containers et magasins dédiés à cet effet ;
     
    -Le suivi des services d’entretien et de nettoyage du bâtiment et des bureaux ;
     
     
    2 . Travailler en étroite collaboration avec les Assistants de Programme sur le terrain pour le suivi administratif des Antennes en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:
     
    -L’envoi de courrier et autres colis et articles entre les Antennes et le Bureau de Niamey ;
     
    -L’annonce des missions des staffs des Opérations au personnel de terrain ;
     
     
    3 . Participer au renforcement des connaissances et au partage des connaissances en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :
     
    -Tenue à jour des archives des Opérations et des dossiers de référence sur des sujets divers,
     
    -classement régulier et systématique de tous les documents et optimisation de l’accès
    aux informations des classeurs et fichiers électroniques
     
    -Recherche documentaire sur le Web
     
     
    4 . Appui à la gestion des ressources humaines du Bureau :
     
    - Assurer la transmission aux organes de presse locaux des avis de recrutement et s’assurer de leur publication aux dates souhaitées ;
     
    -Assurer la réception et la centralisation des dossiers de candidature aux postes ouverts ;
     
    -Participer aux sessions de dépouillement et d’examen des dossiers de candidature aux différents postes ouverts ; prend note et participe à la rédaction des comptes rendus des comités de dépouillement et d’examen des candidatures.
     
     
    5 . Exécuter toute autre tâche confiée par la direction de l’UNFPA dans le cadre du fonctionnement du bureau.
     
     
    Qualifications requises :
     
    Formation académique : Être titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau Bac+2 ans au minimum en Gestion, Droit, Administration, Logistique, Économie ou de tout autre domaine connexe des sciences sociales.
     
     
    Connaissance et Expérience :
     
    (i) Au moins 5 ans d’exercice en matière de gestion administrative.
     
    Une expérience au sein du Système des Nations Unies constitue un atout important ;
     
    (ii) La maîtrise des logiciels courants : traitement de texte, tableur, PowerPoint, Internet) est requise.
    L’expérience dans la manipulation des systèmes de gestion basés sur le Web et les bases de données seraient un atout ;
     
    (iii) Etre dynamique avec des bonnes capacités interpersonnelles et posséder des capacités physiques indispensables à des déplacements sur le terrain.
     
     
    Langues :
    (i) Une maîtrise parfaire du Français oral et écrit ; (ii) Une bonne connaissance de l’Anglais comme langue de travail.
     
     
    Constitution & dépôt des Candidatures:
    Les personnes intéressées par le présent avis de recrutement sont invitées à transmettre leur dossier de candidature, par voie électronique à l’adresse ci-après : niger.office@unfpa.org ;
     
     
    les dossiers devront comprendre :
     
    -une lettre de motivation pour le poste adressée à Monsieur le Représentant de UNFPA au Niger;
     
    -un curriculum vitae détaillé comportant l’indication des noms, adresses et numéro de téléphone valides de 3 personnes de référence pouvant attester des qualités professionnelles du/de la candidat(e) ;
     
    -les copies de diplômes et certificats/ attestations de travail ;
     
    -la copie de l’extrait d’acte de naissance ou du jugement supplétif en tenant lieu ainsi que du certificat de nationalité.
     
     
    Date limite de transmission des candidatures:
    le 03 juillet 2020 à 13 heures.
    Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
     
     
    NB : seuls les candidat(e)s dont les dossiers présentent un intérêt pour UNFPA et qui auront été présélectionnés seront contactés.