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Offre d'emploi - Responsable Logistique

Catégorie

DETAILS

  • Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale Allemande.

    Depuis son installation au Niger en 2005, elle intervient entre autre dans les domaines de la santé, la sécurité alimentaire, la protection et le développement économique dans différentes régions du pays.

     

    L’ONG Help, cherche à recruter en externe :

     

     

    RESPONSABLE LOGISTIQUE

     

     

    Lieud’affectation :NIAMEY/NIGER avec des déplacements sur le terrain

    NB : Type du contrat : CDD avec une disponibilité rapide

    Durée du contrat : 1 an renouvelable en fonction de la disponibilité de financement et performance.

     

     

    Le titulaire du poste est sous l’autorité :

    Hiérarchique du : Directeur Pays (DP)

    A des liens de travail avec: Tous le personnel de Help Niger, fournisseurs, les services techniques de l’Etat, les partenaires, etc

    Autorité Hiérarchique sur : Assistants Logistiques Niamey

    Autorité Fonctionnelle sur : Assistants Logistiques des antennes

     

     

    Objectif du poste :

     

     

    le Responsable Logistique est appelé à appuyer le Directeur Pays dans la gestion de toutela chaine d’approvisionnement de Help et aussi la gestion de parc-auto de l’organisation

     

     

    Descriptions de tâches :

     

     

    Gestion de l’équipe du Département Logistique

     

    Contribuer activement au processus de recrutement des agents du département logistique ;

     

    Encadrer et orienter les membres de l’équipe  logistique ;

     

    Planifier et encadrer l’activité de l’équipe logistique ;

     

    Apporter un appui régulier aux différentes antennes de Help à l’intérieur du pays;

     

    Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe ;

     

    Assurer la définition des objectifs annuels et la conduite de l’évaluation des performances des agents ;

     

    Superviser et/ouco-superviser tous les agents de la logistique (Assistants, chauffeurs, gardiens, etc )

     

    Gestion administrative du Département Logistique 

     

    Assurer le suivi de renouvellement des documents officiels d’exercice de l’ONG (PAT, Agrément, publication JO, etc) ;

     

    Préparer les contrats pour la fourniture de biens et services ;

     

    Assurer une bonne codification & classement des contrats par catégorie de service ;

     

    Préparer les demandes de paiements et assurer un bon suivi des contrats/Bons de Commande (dates d’expiration, ..)

     

    Assurer un bon suivi et l’évaluation dans le délai ainsi que le renouvellement des contrats relatifs à la fourniture des biens et services ;

     

    S’assurer que toutes les factures/contrats signés reçues des fournisseurs/prestataires sont conformes à la règlementation fiscale en vigueur avant paiement;

     

    Assurer la préparation et la mise à jour régulière  des demandes d’achat annuelles, trimestrielles, mensuelles;

     

    Assurer la préparation des documents nécessaires pour la demande d’exonération de la TVA et taxes douanières;

     

    Veiller/assurer que HELP s’y conforme  et met en application les lois et règlements qui s’appliquent à chaque champ d’expertise professionnelle (contrat de bail, consultation, fourniture des biens et services, etc)

     

    Assurer la production et la soumission dans le délai des rapports logistiques (hebdomadaire, mensuel, etc).

     

    Planifier, organiser et gérer le processus des achats des biens et services

     

    Mettre en place une base des données sur les prix et assurer la mise à jour ;

     

    Mettre en place la lise des fournisseurs agrées et assurer la mise à jour ;

     

    Appuyer les Chefs des Projets et départements dans la préparation/élaboration des plans d’achat et veiller à la mise à jour ;

     

    Veuillez au respect et à l’application strict des procédures d’achat de HELP et celles de ses bailleurs de fonds ;

     

    Piloter tout le processus de la chaine d’approvisionnement du Bureau Pays (Niamey) dont principalement :

     

    les achats directs ;

    les achats par concurrence dont principalement, les demandes de devis/cotation, les appels d’offre locaux et les appels d’offres internationales.

     

    Coordonner la préparation et la gestion des documents d’attribution de marché (demande de cotation/devis, DAO, ouverture des offres, rédaction des PV, lettre d’adjudication, Bon de Commande, Contrat, ect…)

     

    S'assurer que tous les documents et pièces justificatives pour toutes les transactions logistiques sont maintenus dans un ordre systématique et dans des conditions de sécurité requises ;

     

    Initier des contrats cadre pour la gestion des approvisionnements des biens et services conformément aux procédures de HELP ;

     

    Etablir et/ouvérifier la conformité logistique des demandesd’achats (pertinence, désignationprécise, quantité, prixunitaires, lieud’achat, délai de livraison, etc) ;

     

    Veiller au respect et à l’application stricte de Manuel d’ Achat selon les seuils définis par la HELP ou ses bailleurs ;

     

    Participer à la rédaction des appels d’offre et assurer leur mise en œuvre dans le respect des procédures de HELP et ses bailleurs ;

     

    Assurer la sélectionner les fournisseurs sur la base des critères qualité/prix ;

     

    Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats ;

     

    Superviserl’archivage des dossiers d’achats par projets et pas numéros de Demande d’Achat, Bon de Commande, Contrat et s’assurer de la complétude de chaque dossier ;

     

    Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs ;

     

    Assurer le respect des processus d'évaluation des offres, ainsi que toutes les informations y relatives.

     

    Gestion des équipements et consommables : véhicules, générateurs, équipements informatiques, fournitures de bureau, etc

     

    Coordonner le processus de dimensionnement des besoins en équipements en fonction des activités et s’assurer de leur homogénéité ;

     

    S’assurer de la mutualisation des équipements (imprimantes, photocopieuse, etc) pouruneutilisationéconomique ;

     

    Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance, entretien et de réparation des biens et équipements du bureau national et faciliter le même processus pour les antennes HELP Niger;

     

    Définir la composition des Logbook et assurerleur mise en place ;

     

    Faciliter la mise en place et superviser l’utilisation des Cartes de Crédit Carburant(TOMCART) ainsi que leurs sécurisation ;

     

    Mettre en placeune stratégie d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables ;

     

    Superviser la gestion administrative des documents liés aux équipements thermiques (log book, contrats, assurances)

     

    Tenir le planninghebdomadaire des véhicules de la Coordination et des antennes ;

     

    Veiller au suivi par les assistants logistiques en concertation avec les chauffeurs de la détection et déclaration dans le délai de toute anomalie, panne identifié ;

     

    Assurer la mise en place dans chaque véhicule des kits de premières urgences et s’assure n’y a jamais de manquement ou de produits périmés ou hors usage;

     

    Mettre en place les carnets de bord des véhicules, motos et groupes électrogènes et veiller à leur utilisation conforme et régulière ;

     

    Assure un bon archivage de la documentation et veiller à la production mensuelle du rapport ;

     

    Contrôler la validité des assurances, des visites techniques et des vignettes des véhicules  ainsi que le suivi des fiches techniques de chaque véhicule ;

     

    Faciliter la mise en place et le suivi de contrat cadre pour la maintenance des véhicules ;

     

    Etabliravec les chauffeurs les réquisitions pour les entretiens et toutes pannes de véhicules

     

    Assurer la mise en place de équipement de sécurité des bureaux (extincteurs, détecteurs de fumées, etc) et assurer le suivi/maintenancepériodique ;

     

    Assurer la mise en place et la gestion de la flotte téléphonique (pour le personnel du bureau pays et partenaires) ;

    Assurer la production de rapport mensuel carburant (véhicules, motos et groupes électrogènes) au plus tard le 10 du mois suivant.

     

     

     

    Gestion des stocks

     

     

    En concertation avec le Responsable Sécurité, identifier les besoins et assurer la mise en place et le renouvellement à temps de stocks ou kits d’hibernation au niveau de la Coordination Nationale et les antennes ;

     

    Assurer la codification de tous les biens et équipement de l’ONG  et veiller à la conduite de l’inventaire des biens et équipements au moins une fois par trimestre ;

     

    Assurer la formation des gestionnaires des entrepôts de Help et veiller à leur bonne gestion ;

     

    Assurer/Veiller à bon entreposage selon les normes des biens et équipement sécurisées dans les différents magasins

     

    Assurer la mise en place des outils de gestion des stocks, le respect et l’application strict des procédures en matière de mise en place et gestion des stocks (entrée, sortie, etc) ;

     

    Assurer la conduite des inventaires physiques mensuels au niveau des entrepôts et produire un rapprochement entre l’inventaire physique et théoriques ;

     

    Préparer et produire le rapport mensuel de gestion des stocks par projet au moins le 10 du mois suivant ;

     

     Assurer la conduite périodique ou au besoin des petits travaux de maintenance au niveau du bureau national (électricité, plomberie, froids, générateurs, etc ).

     

    NB : Exécuter toute autre tâche qui pourrait demander par le supérieur hiérarchique.

     

    Help est une organisation non gouvernementale humanitaire. En raison de la nature particulière des programmes d’assistance, les fonctions exactes de l’employé, ainsi que les horaires de travail peuvent être sujets à des modifications temporaires. De la flexibilité est attendue de la part de chaque employé.

     

    Ce profil de poste peut être sujet à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités. Ces modifications seront définies et discutées entre l’employé et Help.

     

     

    Qualifications

     

     

    Avoir au moins diplôme BAC + 4 en Logistique, transport, informatique de Gestion, Gestion des Achats ou tout autre domaine connexe.

     

    Avoir au moins 5 années d’expérience dans un poste similaire dans une ONG Internationale ou Projet

     

    Avoir une bonne capacité d’analyse et de prise d’initiatives ;

     

    Avoir une  très grande capacité d’autonomie dans le travail, de prise de décisions de manière indépendantes ;

     

    Avoir un bon esprit d’équipe ;

     

    Capacité à travailler sous pression avec des multiples sollicitations

     

    Etre rigoureux, honnête, intègre ;

     

    Etre capable de travailler en équipe et sous haute pression ;

     

    Etre organisé, flexible et capable de s’adapter aux changements de circonstances ;

     

    Etre capable de gérer l’évolution des priorités ;

     

    Avoir beaucoup de bon sens, sensibilité et proactivité nécessaires et être capable de dénouer des problèmes et assurer le bon déroulement des projets ;

     

    Avoir une excellente maitrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, …) et de gestion de la logistique ;

     

    Capacité démontrée à gérer les réactions personnelles ;

     

    Un Permis de Conduire Catégorie B obligatoire

     

     

     

    Date limite des dépôts de candidature

     

     

    Les candidats intéressés doivent soumettre leurs candidatures complètes sous plis fermé avec la mention « Responsable Logistique(RL)/Niamey» aux niveaux des bureaux Help-Hilfe zur Selbsthilfe au plus tard le 14 Septembre 2020 à 13h 00 aux adresses suivantes :

     

    Niamey-Niger: Koira Kouano, Boulevad Askia Mohamed, Tel : 20 75 25 81

    Téra-Niger : Au quartier Résidence , Diffa-Niger : Au quartier Zone Résidentielle en face de la Résidence du Gouverneur 

     

     

    Les candidats sont aussi encouragés à soumettre leur dossier de candidature à l’adresse suivante,

    « recrutement-niger@help-ev.de »avec en objet« Responsable Logistique (RL)/Niamey »

     

     

    Contenu du dossier obligatoire

     

     

    Une lettre adressée au Directeur Pays(maximum:une page) expliquant votremotivationpour le poste.

     

    Un CV à jour(maximum:trois pages) comportant votre contact et adresse ainsi que troi s(03) références professionnelles (Superviseurs Directes Obligatoire).

     

    Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour passer le test écrit et l’interview. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas acceptés et ne seront pas retournés.