OFFRE D’EMPLOI – Chargé (e) de la logistique ( Logistic Officer)

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RESUME DU PROGRAMME/DEPARTMENT

Mercy Corps est une ONG internationale humanitaire et de développement dont la mission est d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées, productives dans le monde. Mercy Corps est présent au Sahel depuis 2005, avec des programmes en cours au Mali, Niger et en installations au Burkina Faso dans les secteurs en fonction des priorités et des besoins locaux: sécurité alimentaire, l’élévage, moyens de subsistance, gouvernance, atténuation des conflits et réponse humanitaire. Nous visons à stimuler les opportunités économiques, à catalyser des systèmes de gouvernance inclusifs et responsables, à rompre le cycle de l’insécurité alimentaire et hydrique et à répondre aux besoins immédiats, tout en libérant le potentiel de construction pour l’avenir. Notre travail contribue à la résilience aux chocs et aux stress et permet aux individus, aux ménages et aux communautés de réaliser un développement à long terme, inclusif et équitable.

La vision du changement de Mercy Corps encourage le secteur privé, le gouvernement et la société civile à travailler ensemble pour créer un changement significatif et durable.

Titre du Poste: Chargé (e) de la logistique ( Logistic Officer)

Lieu du travail : Burkina Faso, Ouagadougou

Catégorie du poste : CDD (Plein Temps, 12 mois renouvelables)

Nombre de Place : 1

Résumé du poste Sous la supervision hiérarchique du Deputy Chief of Party (DCOP) et la supervision technique du Coordinateur des Operations au Niger, le/la Logistics Officer assistera dans le fonctionnement général de la logistique du bureau pays de Burkina Faso.

Il/elle appuiera en particulier à ce que tous les détails des activités fonctionnent selon les procédures de Mercy Corps. Il/elle appuiera à l’assurance de la qualité des activités logistiques de Mercy Corps au Burkina Faso et dans les zones d’intervention, la documentation, le classement des dossiers, les contrats, la gestion du bureau, le respect des procédures, etc., sont effectuées dans le temps opportun et de la manière la plus efficace. Le/la Logistics Officer effectuera des fréquentes missions sur le terrain.

RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES:

Achats:

• Connaître et se conformer strictement aux politiques et procédures de Mercy Corps et spécifiquement celles de la logistique liée aux achats ;

• Au besoin, assister les employés (demandeurs d’achat) pour la création des demandes d’achats (PR) de façon claire, compréhensive, avec les spécifications et toute autre documentation liée aux achats ;

• Collecter les cotations/pro-forma et offres auprès des fournisseurs/vendeurs pour les demandes qui lui sont soumises et selon les standards, normes et formats de Mercy Corps. Interagir avec les vendeurs/fournisseurs, entreprises et autres prestataires pendant la collecte des pro formas/cotations et bien expliquer la documentation et les formats ;

• Préparer la documentation requise pour toutes les transactions, selon le standard de Mercy Corps avant de soumettre les demandes de paiement ;

• Participer au classement régulier et systématique des dossiers d’achats tel que décrit dans la politique des achats de Mercy Corps ;

• Tenir à jour les bases de données logistiques pour les achats en cours (Ongoing PR Master List) et les achats clôturés (PR Master List). ;

• Chercher les numéros des bordereaux de paiement (numéros de vouchers) au niveau des finances pour mettre ces données à jour ;

• Préparer régulièrement les rapports de situation des achats et en informer le Programme Manager et les finances.

Gestion de flotte:

• Assurer la performance de toutes les activités liées à la gestion de la flotte en conformité avec les procédures et politiques standards d’Operations de Mercy Corps, incluant l’utilisation claire et concise de véhicules/motos, leurs consommations de carburant, la gestion, les plans de mouvements, les réparations/maintenances, le classement systématique mensuel des consommations de carburant des véhicules/motos. Et enfin envoie les rapports au Logistics Officer de Niamey chaque fin de mois.

Gestion d’entrepôt:

• Assurer toutes les activités liées aux commandes, la livraison et la réception des marchandises/produits provenant de fournisseurs externes/internes vers les entrepôts de Mercy Corps et les destinations prévues au niveau des différents sites sur le terrain en bonne coordination avec le personnel concerné.

Gestion des Assets:

• Assurer et suivre toutes les activités liées à la gestion des biens/actifs/Asset de Mercy Corps Niger dans la zone et envoie le rapport au Logistics Officer de Niamey.

Technologies de l’Information et Communication (TIC):

• Superviser et gérer toutes les activités liées aux TIC (y compris les équipements), s’assurer de suivi et respect des politiques procédures des systèmes de TIC en place sur le terrain.

Classement des Dossiers:

• Le/la Chargé (e) Logistique veillera à ce que tous les dossiers des opérations soient maintenus de façon systématique et ordonnée dans la zone. Les dossiers doivent toujours être mis à jour, organisés, clairement marqués, et doivent être au complet.

Sécurité:

• Le/la Chargée de la Logistique travaillera en étroite collaboration avec le Operations & Security Manager au Niger ou son délégué pour s’assurer de la mise en place et fonctionnalité des systèmes, des politiques et des procédures assurant la sécurité du personnel, les actifs, les propriétés et le bureau de Mercy Corps Burkina Faso au niveau de la zone. Le personnel responsable pour la sécurité du bureau national et le personnel sécurité du programme du Burkina (en lien avec les activités et situations sécurité au zones d’interventions).

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES:

• Disposer d’une expérience d’au moins cinq (05) ans dans le secteur de l’Administration/ Logistique, idéalement avec une ONG internationale ; • Maîtrise de l’outil informatique et en particulier les logiciels suivants : Microsoft Word, Microsoft Excel ; • Niveau bac + 2 minimum ou équivalent en gestion, logistique transport; • Bonne maîtrise du français écrit et parlé ; • Des connaissances dans la gestion des ressources humaines seraient appréciées ; • Avoir une force de persuasion ; • Avoir une capacité d’adaptation, d’organisation et de planification ; • Disponibilité à travailler sous pression ; • Avoir une bonne communication écrite ; • Etre proactif ; • Avoir des aptitudes et de solides compétences du travail en équipe ; • Capacité pour travailler dans un contexte diversifié, compliqué et instable.

Rapporte directement à : Deputy Chief of Party Responsabilité de supervision directe : Chauffeur(s), Gardien(s) Travail directement avec: tout le personnel du bureau national et le personnel du programme du Burkina Faso (en lien avec les activités et les produits livrables du projet).

FACTEURS DE SUCCES Une bonne connaissance et une compréhension claires de l’éthique de l’administration des ressources humaines et des finances, la volonté et l’habilite absolues d’adhérer et de renforcer l’adhérence aux politiques et procédures de Mercy Corps et de donateurs est essentiel. L’habilité prouvée d’intégrer effectivement avec rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples taches dans un délai requis avec un minimum de supervision est fortement demandée. L’habilite de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaires.

APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL: Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps

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